CORREO ELECTRÓNICO FALSO, COMO PROTEGERTE

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Crees que se te están colando también correos electrónicos falsos?

 

Todos los días recibes en tu bandeja de entrada muchos más emails de los que te gustaría, newsletters de tus marcas preferidas con fines comerciales, notificaciones, avisos de caducidad de productos a los que estás suscrito, algún correo de registro, entre muchos más.

El envío de correo electrónico falso o fraudulentos, o también conocido como phishing, es algo cada vez más común.

En la mayoría de los casos, en este tipo de emails los phishers intentan suplantar la identidad de una empresa reconocida con el objetivo de robar tu información personal o de pago y hacer un mal uso de ella.

Por tanto, saber detectar cuándo recibimos un email falso es fundamental si queremos mantener a salvo todos nuestros datos.

¿Quieres saber cómo hacerlo? ¿Qué maneras existen de saber siun correo es legítimo o estamos ante un caso de phishing? Vamos a ver cómo te puedes asegurar.

Formas de detectar correos electrónicos falsos

Existen diversas formas de detectar un correo electrónico falso y evitar caer en cualquier estafa cibernética.

  • El dominio de la dirección de email no coincide con el de la empresa
  • Faltas de ortografía o de concordancia
  • El correo solicita information personal
  • El asunto del correo es de máxima alerta
  • Generalmente se incluyen archivos adjuntos

  1. El dominio de la dirección de email no coincide con el de la empresa

Esto ocurre en todos los emails de phishing. O lo que es lo mismo, en todos los correos electrónicos falsos.

Estos emails se envían desde una dirección de correo que no tienen nada que ver con la empresa a la que están intentado suplantar.

Si alguna vez recibes un correo de PayPal, la dirección desde la que te lo envían es servicio@paypal.es o, por ejemplo, contacto@paypal.es.

El nombre de la dirección de correo puede variar, pero el dominio (es decir, lo que se muestra justo después de la (“@”) no. Siempre será paypal.es o paypal.com, pero nunca dominios del tipo:

  • www.paypal.com
  • webpaypal.com
  • paipal.com

Por lo tanto, no caigas en la trampa: es una dirección de correo electrónico falsa.

  1. Faltas de ortografía o de concordancia

Cuando ves un email lleno de errores de ortografía, con errores y faltas de concordancia, ¡sospecha! Es una señal de que este email puede ser falso.

Los phishers muchas veces traducen los emails con programas automáticos. Y ya sabes: no es lo mismo que lo haga una persona o que lo haga Google Translate.

 

  1. El correo solicita información personal

Normalmente, cualquier correo electrónico falso, o caso de phishing- trata de recopilar información privada personal o de pago con el objetivo de hacer un uso inadecuado de ella.

Para obtener estos datos, normalmente te piden que verifiques una dirección de correo personal, que actualices tu información, verifiques tus datos de acceso, tu número de cuenta, etcétera.

Vamos a verlo de manera detallada en el siguiente ejemplo:

Tu banco nunca debe pedirte tu número de cuenta, de tarjeta o tus datos personales por email. Si tienes una cuenta, tu banco ya tiene esta información.

Siempre que se incluyen links en este tipo de correos electrónicos, verás que no es la dirección de la página web de la empresa a la que intentan suplantar.

Aunque la apariencia sea muy similar, fíjate siempre en la URL que se muestra en la barra de direcciones.

Recomendación: 

No debes introducir información personal en una web que no funcione con el protocolo https, es decir, que no tenga un Certificado SSL instalado. Fíjate bien en la URL y asegúrate de que las conexiones están cifradas y que es seguro enviar información a través de esa web.

 

  1. El asunto del correo es de máxima alerta

Otra señal que te indica que estás ante un email falso es el asunto.

  • ¿Te indican que acabas de ganar mucho dinero?
  • ¿Van a cancelar tu cuenta bancaria?
  • ¿Tienes documentos nuevos que tienes que revisar?

Recuerda que cuando tienes contratado un servicio y está próximo a caducar, las empresas siempre suelen enviar varios recordatorios.

Además, ten en cuenta que tu banco tampoco te va a cancelar la cuenta bancaria de un día para otro ni te va a avisar por email.

¿Y qué me dices si recibes un email en el que te dicen que has ganado la lotería? Eso ya es mucho menos probable. Desconfía siempre de este tipo de emails.

Es cierto que estos son casos muy exagerados, pero hay otros que quizá puedan llevarte a error.

Por ejemplo, el envío de un código promocional válido para una marca determinada, el regalo de un libro electrónico gratuito… Hay mil formas de hacerlo, así es que abre los ojos y presta atención a este tipo de mails enviados con mala intención.

  1. Archivos adjuntos

Otra de las características de los correos electrónicos falsos es que la gran mayoría incluyen siempre documentos adjuntos para evitar que estos emails acaben en la bandeja de spam.

En muchos casos, estos archivos adjuntos dañinos no son únicamente para engañar a los gestores de correo, sino que se utilizan para inyectar malware e infectar tu equipo.

Para ello simulan que se trata de un archivo en Word o PDF para que el usuario se confíe y lo abra. Y sí, en muchas ocasiones consiguen su objetivo.

Correo electrónico falso, métodos de protección

Ahora que conoces estos 5 métodos para detectar correos electrónicos falsos, ¿crees que te será más fácil identificarlos?

Existe una regla de oro para detectar correos fraudulentos.

Si no tienes una cuenta en esa empresa, ¿por qué van a querer contactar contigo? O lo que es peor, ¿qué servicio va a caducar o qué datos necesitas actualizar si no tienes nada con ellos?

Si no quieres ser víctima de un ciberataque y proteger la seguridad de tu cuenta, recuerda que es importante mantener una serie de precauciones:

  • No abras correos electrónicos de usuarios desconocidos, de empresas en las que no tienes una cuenta o emails con asuntos muy alarmantes. Lo más probable es que se trate de un email falso.
  • Mucho cuidado con los documentos adjuntos. Si no conoces la dirección de la persona que te lo envía, mejor no lo abras.
  • ¿Te están solicitando actualizar información? Hazlo siempre desde la página oficial y no desde el correo. Si tienes una cuenta en una empresa, tendrás accesible un área de cliente en el que puedes realizar todas estas gestiones sin necesidad de acceder a través de un enlace sospechoso.
  • Desconfía de los mensajes alarmantes. Es muy raro que una empresa te solicite datos personales o de pago por email, así que, si es tu caso, estate alerta.

¿Cómo mejorar la seguridad de tu email?

En la actualidad, existen algunas formas de asegurar la seguridad de tu cuenta de email. Por ejemplo, crear una cuenta de correo desechable.

Este servicio de cuenta de correo electrónico desechable -10MinuteMail- te permite recibir emails en una dirección de correo electrónico temporal que se eliminará transcurrido un período de tiempo. El ejemplo más extendido son las direcciones YOPmail.

Es decir, que gracias a los servicios de un generador de correo electrónico falso -Fake Email Generator- puedes crear una dirección de correo electrónico falsa y, por lo tanto, tener una bandeja de entrada falsa que te permitirá tener a salvo tu cuenta de correo personal.

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SERVICIO COMO LA CLAVE DEL ÉXITO EMPRESARIAL

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 ➡ LO IMPORTANTE DEL SERVICIO AL CLIENTE

No hay nada tan fundamental para el éxito de una organización como su servicio al cliente.

Cualquier compañía en un mercado puede sufrir un inevitable declive de sus resultados, sí que ignore esta afirmación.

💡 En 2015 McDonald’s aceptó que el 20% de las quejas de sus consumidores se deben a un “Servicio Poco Amigable”, esta queja es un recordatorio importante para determinar si los consumidores regresarán o no.

La compañía gasta casi $2 mil millones de dólares anuales en publicidad y aun así el servicio de McDonald’s frecuentemente deja un mal sabor de boca.

💡 En el año 2010, Brian Moynihan, CEO del Bank of America, exigía a los trabajadores mejorar su relación con los clientes.

¿Cuán comprometido estaba Moynihan con su meta de mejorar las relaciones de servicio?

Mr. Moynihan le envió cartas directamente a las casas de 270.000 empleados del banco, señalando la necesidad de facilitar a los clientes la posibilidad de hacer negocios con el banco.

Esto sucedió después de casi cinco años de discusiones internas y planes de trabajo orientados a cómo “centrarse en los consumidores”, en los cuales Mr. Moynihan estuvo al mando por más de tres de esos años.

Una de las preocupaciones fundamentales que las compañías de toda industria financiera es la dificultad de comprometer a los colaboradores responsables de atención al cliente de una organización, para dar resultados a partir de su estrategia de atención.

 ➡ PRINCIPIOS QUE DEFINEN LA ATENCIÓN AL CLIENTE

Estos principios permiten a sus empleados anticipar necesidades no articuladas e impulsar la innovación de cara a los clientes y atender con mayor rapidez los problemas de los consumidores.

 ➡ EL PROCESO DE 5 PASOS 

 

💡 PASO 1: COMIENCE

Conecte a los colaboradores de atención al cliente con la estrategia de servicio a cliente.

Empoderar a los colaboradores de atención al cliente comienza con los líderes de alto nivel, que tienen la autoridad para asegurarse de que las voces de los empleados sean escuchadas.

Los líderes necesitan ajustar sus promesas hacia los consumidores con las capacidades de los colaboradores de atención al cliente; también deben escuchar de cerca, de forma que puedan alinear la cultura, entrenamiento, procesos laborales y sistemas de recompensa de la compañía.

💡 PASO 2: EMPODERAR AL RECURSO

Enseñe a las personas a pensar por sí mismas.

Los colaboradores de todos los niveles y jerarquías necesitan entender la estrategia de servicio al cliente.

Para promover el diálogo inter jerárquico es necesario fortalecer el conocimiento de las políticas normas de escalamiento, también los acuerdos de calidad de servicio que se suscriben con cada tipo de cliente y que son utilizados por la organización para resolver las necesidades de cada cliente.

Es importante reconocer que más allá de la metodología, importa  tener un lenguaje compartido y un proceso mental para diagnosticar las causas raíz o explorar necesidades no cubiertas.

💡 PASO 3: EXPERIMENTACIÓN

Promueva en los colaboradores la libertad para experimentar. Las soluciones alternativas a los casos de los clientes, sustentadas sobre dinámicas estructuradas, documentadas y estandarizadas permiten que los colaboradores no solo vean las fallas en el servicio, sino también las oportunidades para servir a los clientes de maneras completamente nuevas.

Es necesario promover en los líderes de las áreas de atención al cliente los aspectos básicos para diseñar experimentos simples permite que las organizaciones prueben muchas más ideas de las que podrían ser orquestadas centralizadamente.

Ejemplo: Facebook pone esto en práctica durante los hackathons diseñados para liberar la creatividad acumulada de los empleados.

Características vitales, como Facebook Video, que ha acumulado billones de visitas, provinieron de darle a los programadores individuales el tiempo y los recursos para aprovechar su conocimiento de los consumidores.

💡 PASO 4: ELIMINE BARRERAS. ROMPA LA JERARQUÍA

Casi todas las empresas tienen suposiciones acerca de los roles y del poder.

Liberar la capacidad de los colaboradores del área de atención al cliente requiere de un esfuerzo frecuente y diligente para eliminar los procesos de decisiones.

También es necesario liberar al trabajador del trabajo administrativo que se interpone para permitir que atiendan rápidamente los las necesidades y requerimientos de los clientes.

Ejemplo:

En muchas organizaciones la velocidad y la calidad de la respuestas se ven limitadas por la burocracia y las jerarquías en la toma de decisiones en la solución de problemas del cliente.

Es un gran problema cuando las soluciones están sustentadas en jerarquías y no en la experiencia y el análisis del experto

Las organizaciones eficientes promueven la estandarización de las respuestas a los problemas de mayor incidencia, generando rutinas que mejoren los tiempos y la calidad de las respuestas al cliente.

Las políticas y procesos de gerencia del conocimiento fomentan la estandarización y mejoran la calidad de la respuesta al cliente.

💡 PASO 5: INVIERTA

Muchas veces, las compañías reservan grandes presupuestos para el entrenamiento de su alta gerencia, y muy poco para el del personal que interactúa con el cliente.

De manera similar, demasiadas compañías se conforman con contratar al colaborador de las áreas de atención al cliente, las sin considerar cuidadosamente si posee la actitud y los valores adecuados.

Promover la contratación de colaboradores con gran experiencia de servicio a clientes es fundamental para las organizaciones que se enfocan en cómo obtener lo máximo de sus áreas de atención al cliente.

 ➡ AUMENTE EL COMPROMISO CON TÁCTICAS DE SERVICIO AL CLIENTE

La mayor parte de las compañías buscan empleados entusiastas y comprometidos lo que determina el desempeño financiero de la empresa.

Las compañías están obligadas a promover el compromiso y lo que verdaderamente inspira y motiva a los empleados.

En la mayoría de las empresas, se está produciendo una revolución en cuanto a crear grandes experiencias de consumo:

Sorprender a los consumidores, es una prioridad para todos los empleados y colaboradores de las áreas de atención al cliente.

El análisis de satisfacción es un proceso de retroalimentación constante que se produce con cada interacción con los consumidores en sus operaciones cotidianas.

Los empleados aprenden cómo sorprender a los consumidores y los consumidores aman la experiencia. 

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CONTACT CENTER Y CALL CENTER

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CONTACT CENTER Y CALL CENTER CONOCE SUS DIFERENCIAS

 Términos como contact center, call center, e-contact center, help desk… etc son a menudo utilizados sin demasiado rigor para referirse a la misma cosa, lo que termina dificultando la tarea de entender el verdadero significado de cada uno de estos conceptos.

El término CONTACT CENTER se refiere a esa área centralizada de la empresa desde la que se gestionan y coordinan todas las comunicaciones con sus clientes.

En la mayoría de los casos, el CONTACT CENTER es una parte importante de la estrategia CRM de la empresa (Customer Relationship Management) y se integra con un software especializado que permita coordinar todas esas comunicaciones (telefónicas, vía email, chat y redes sociales) y realizar un seguimiento eficiente de todos los procesos.

El contact center es un elemento clave en una estrategia de marketing multicanal.

En un principio limitado a empresas multinacionales que contaban con gran cantidad de recursos, este servicio se ha ido “democratizando” en los últimos años, gracias a empresas que surgen con el propósito de externalizar esta actividad y hacer del CONTACT CENTER un servicio al alcance de cualquier negocio.

Así como el servicio ha ido evolucionando en el tiempo, el concepto de CONTACT CENTER lo ha ido haciendo de la misma manera, hasta ser utilizado para designar a las empresas encargadas de prestar ese servicio.

Contact y Call Center no son la misma cosa. Mientras que call center está asociado con la actividad de realizar llamadas comerciales, el término CONTACT CENTER va más allá, no sólo en tanto que opera para todo tipo de comunicaciones con el cliente (ventas, atención al cliente, seguimiento, procesamiento de pedidos…) sino que además engloba diferentes canales de comunicación además del teléfono (chat, video llamadas, email, redes sociales… etc).

Mientras que el Call Center

– Realiza llamadas comerciales a potenciales clientes.

EL CONTACT CENTER

  • Realiza llamadas comerciales a potenciales clientes
  • Recepción a llamadas entrantes de interesados y clientes
  • Puede grabar conversaciones automáticamente
  • Puede ofrecer servicio de contestador automático
  • Envía Emails, mensajes de texto (SMS), mensajes de chat y comentarios en redes sociales

¿POR QUÉ MI EMPRESA NECESITA UN CONTACT CENTER?

Los clientes contactan con las empresas cuando necesitan asistencia, tienen dudas acerca del producto o servicio o necesitan ayuda para completar el proceso de compra. Así, un buen servicio de Contact Center es una oportunidad ideal para un negocio de impresionar a tu cartera de clientes, prestando un servicio técnico de diez que bien seguro hará que deseen repetir la experiencia.

VENTAJAS DE CONTRATAR UN CALL / CONTACT CENTER

En qué casos necesitas un CONTACT CENTER:

  • Si tu marca no tiene la notoriedad y el reconocimiento que debería.
  • Cuando las interacciones entre tu empresa y los clientes son escasas y de poca calidad. Lo que significa que tu empresa es poco accesible.
  • Si vendes un producto complejo y tu web no es capaz de explicarlo debidamente, con las consiguientes ventas que se pierden por el camino.
  • Para filtrar tu base de datos de clientes potenciales y malgastas dinero cada vez que lanzas una campaña.

En muchos casos, nuestra empresa no será capaz de llegar a estos niveles de calidad sin sacrificar rentabilidad, flexibilidad o escalabilidad. Así, es probable que la mejor idea sea la de externalizar servicios en busca de esa excelencia.

 ¿QUÉ DEBO TENER EN CUENTA ANTES DE CONTRATAR ESTE SERVICIO?

Lo primero que debemos tener en cuenta es que el Contact Center o telemarketing no es un complemento a tu estrategia empresarial, sino una manera de ejecutar la misma. Será importante entender que, por más innovadoras que sean nuestras técnicas de marketing, si no contamos con una estrategia adecuada no conseguiremos los resultados esperados. 

Que pregunta debemos hacernos?

  1. ¿Cuál es mi estrategia empresarial? ¿Y de marketing?
  2. ¿Qué relación tiene la empresa con sus clientes?
  3. ¿Cómo puedo integrar el telemarketing en dicha estrategia?

Si tenemos resueltas estas cuestiones, contamos con una estrategia de marketing clara y tenemos mercado potencial que conquistar, es seguro decir que confiar en un contact center nos ayudará a mejorar nuestros resultados exponencialmente.

  • ¿Cómo integrar el telemarketing en tu estrategia empresarial?
  • ¿Qué rol debe ocupar el telemarketing en una estrategia de marketing digital?
  • Telemarketing empresa a empresa:
    • ¿Por qué el marketing telefónico es una buena idea?
    • Email Marketing: 

PUBLICIDAD DE PAGO EN REDES SOCIALES:

En la era digital en la que nos encontramos, las plataformas sociales, el email marketing y otras técnicas como el posicionamiento en buscadores se han convertido en las disciplinas más populares a la hora de enfrentarse al eterno reto que tienen las empresas: conseguir nuevos clientes y fidelidad a los actuales.

Las técnicas de tele venta han ido quedando en un segundo plano, alimentado esto por una serie de falsos mitos acerca de en qué consiste el telemarketing.

Así, tenemos la inclinación a ver estas diferentes disciplinas (marketing digital y telemarketing) como incompatibles, cuando, por el contrario, no sólo se integran, sino que se complementan a la perfección.

Para integrar el telemarketing en tu estrategia empresarial no necesitas contar con un gran equipo de marketing trabajar con un CRM ni destinar grandes sumas de dinero en programación o aplicaciones informáticas.

Se trata de combinar técnicas de marketing digital (redes sociales, blogging, marketing por email…) con llamadas telefónicas puntuales, que nos servirán para acelerar el proceso de venta y hacerlo más efectivo.

Sea cual sea el tamaño de tu empresa o su presupuesto, bastará con una simple hoja de excel o un mail compartido para poner en marcha todo el proceso. 

UN EJEMPLO DE INTEGRACIÓN 

La integración de estas dos técnicas sería por ejemplo el de validar los leads mediante una llamada corta:

Así, cuando recibamos un correo electrónico con un nuevo suscriptor, posible cliente o interesado en nuestro producto, realizaremos una llamada corta en la que:

– Daremos la bienvenida y agradeceremos su gesto

– Comprobaremos que se trate de una persona real

– Comprobaremos que encaje en nuestro perfil de cliente

Imaginemos que este vive en el extranjero, pregunta por un producto que no vendemos o simplemente pertenece a la competencia: con una simple llamada de un minuto sabremos si merece la pena invertir tiempo y dinero en seguir contactando con este prospecto.

 ¿ROLL DEL TELEMARKETING EN UNA ESTRATEGIA DE MARKETING DIGITAL?

Gran parte del éxito que los medios de marketing digitales están experimentando se basa en su filosofía inbound o de atracción.

Las empresas escriben contenido atractivo en sus blogs, comparten material útil en redes sociales y se abren a los usuarios esperando que sean ellos los que den el primer paso y manifiesten interés. Al no ser un proceso intrusivo, éstas generan confianza en el usuario y este pasa de ser un simple seguidor a un posible interesado, luego a un prospecto de cliente y finalmente un usuario satisfecho.

Si queremos integrar el telemarketing con este tipo de estrategias de marketing, tenemos que ser coherentes con esta filosofía y adaptar nuestras comunicaciones a esta mentalidad. De nada sirve proyectar una cosa en nuestro blog y redes sociales y hacer lo contrario en nuestras llamadas comerciales, pues esto daría un mensaje contradictorio a nuestros clientes.

 TELEMARKETING EMPRESA A EMPRESA

El B2B Telemarketing ha demostrado ser una de las técnicas de tele venta con mejores resultados. El mercado empresarial, con sus particularidades, permite realizar este tipo de contactos comerciales de manera más fluida. Por tanto, si nuestros clientes objetivo son otras empresas, el telemarketing B2B es una apuesta segura.

¿POR QUÉ EL MARKETING TELEFÓNICO ES UNA BUENA IDEA?

  1. Ayuda a crear imagen de marca y reconocimiento.
  2. Facilita la conversación. Hace a la empresa accesible.
  3. Ayuda a seleccionar y desechar leads.
  4. Hace más sencillo explicar productos complejos.

Email Marketing:

Es otra de esas técnicas que podemos utilizar bien de manera outbound (La empresa da el primer paso) como de manera inbound (Es el cliente el primero que manifiesta su interés).

Integrarla con nuestros servicios nos permitirá hacer cosas como:

– Dejar un teléfono de atención en los emails, de manera que los clientes puedan apuntarse a una promoción.

– Preguntar el email de los que llamen a nuestro teléfono, catalogarlo y añadirlo a una de nuestras listas de email (clientes satisfechos, influenciadores, interesados… etc).

Publicidad de pago en redes sociales:

El 46% de los consumidores online tienen en cuenta las redes sociales antes de tomar una decisión de compra. Este dato nos da una idea de la influencia que las redes sociales pueden tener a la hora de que los consumidores se decanten por nuestra empresa y no por otra.

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14 Consejos para delegar de forma eficaz

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1. Selecciona a la persona adecuada para el trabajo.

Al elegir al candidato deben tomarse ne cuenta dos razones básicas para delegar: el individuo es el mejor calificado y puede lograr los mejores resultados. O el individuo será el más beneficiado aprendiendo de esta experiencia al tomar el trabajo. El proyecto contribuirá a su experiencia y desarrollo, lo cual aprovechará la empresa más adelante.

2. Dale información suficiente.

Presenta una perspectiva global de lo que pretendes, para que la persona a quien vas a delegar el trabajo, pueda visualizar como es que el trabajo encaja dentro de toda la operación. No atesores información para ti. Determina en qué forma se sabrá que habrán obtenido éxito para que el nuevo responsable tenga una idea clara de lo que quieres lograr. Señala el ganar-ganar. Qué hay para esta persona en este proyecto. «Darte a ti esta responsabilidad me dará más tiempo a mí para enfocarlo en XYZ, y tu tendrás la oportunidad de aprender más sobre lo que está sucediendo afuera de nuestro departamento, lo que te pondrá en una mejor situación para esa promoción que deseas.

3. Delega el trabajo completo a una persona y dale toda la responsabilidad.

Esto elevará el interés del individuo en el proyecto y le dará un sentido más profundo de logro y satisfacción cuando la tarea se haya completado. Sin embargo, la responsabilidad última recae en ti. Cuando delegas algo a alguien, asegúrate de que otros sepan que tú has dado la responsabilidad y autoridad a ese individuo, y de que están en libertad de trabajar y conseguir los resultados. Un director de cierta compañía, lleva a sus juntas pequeñas tarjetas de fútbol plastificadas en las que escribe el nombre del proyecto que va a delegar y le entrega «la bola» al que será el responsable diciéndole: «Tú eres el responsable de este proyecto, no lo dejes caer» Una forma dramática de hacerle saber a esa persona y a todos los presentes en la junta que a él/ella se le ha dado esta responsabilidad, autoridad y posesión del proyecto.

4. Enfócate en los resultados, no en el proceso.

Delega responsabilidad, no trabajo. Muchos Gerentes o directores confunden delegar responsabilidades con quitarse trabajo de encima y dárselo a otros. Cuando le asignes un proyecto a alguien, permítele la libertad de ejercitar algo su iniciativa.

Enfócate en lo que tú quieres, no en cómo hacerlo. Deja que él o ella desarrolle la metodología de cómo alcanzar la meta.Hay algunas excepciones a este respecto. Por ejemplo, si trabajas en una industria que requiere de un estricto control sobre ciertos procesos y procedimientos, que deben ser respetados, entonces el «cómo» será importante.

5. Delega a través del dialogo.

No hables tu todo el tiempo, y no lo hagas en el pasillo. Delega en un ambiente que te permita hacer una explicación completa del proyecto. Minimiza las interrupciones y permite tiempo de sobra para el dialogo. Involucra a la persona en la discusión y fomenta sus comentarios y sugerencias. En lugar de preguntar: ¿Entiendes lo que quiero decir?, pregunta cosas como, «¿tienes algunas ideas sobre cómo vas a proceder? Con esto obtendrás más información de si lo que pediste fue comprendido.

6. Establece tiempos límite basados en la responsabilidad.

No dejes las fechas en las que debe ser completado el trabajo inciertas o sin límite. No digas, ¿puedes darme esto lo más pronto posible? O, por favor haz esto cuando te sea posible» Sé específico acerca del momento en el que quieres que el trabajo sea completado. «Confío en que te harás totalmente responsable de que esto se haga. Si tienes cualquier problema o necesitas ayuda, sabes como encontrarme. ¿Ves algún problema en terminar esto para el 31 de mayo?

7. Establece fechas para revisión.

Si no revisas el progreso del proyecto, entonces no habrás delegado el trabajo sino que ¡lo habrás botado! Lleva una bitácora que te ayude a revisar cada trabajo que hayas delegado. Pídele al responsable que reporte el progreso de la tarea en las fechas que ambos negociaron.

8. Ofrece retroalimentación positiva y constructiva.

No te enfoques en lo que está mal, sino más bien en lo que se puede hacer para lograrlo mejor. «Parece que hay un problema aquí. ¿Qué es lo que necesitas hacer para encaminarte de nuevo?

9. Provee los recursos necesarios.

Aclara si el trabajo involucra a más personas o recursos que se necesiten para completar el trabajo. «Habla con Pedro del departamento de contabilidad. Susana en compras te puede conseguir las formas que necesites».

10. Ofrece guía y consejo sin interferir.

Señala los obstáculos con que se pueden encontrar. «Jaime en compras nunca revisa sus correos electrónicos, así que es mejor llamarlo por teléfono para cualquier urgencia. Es posible que necesites empujar a Ricardo en mercadotecnia para mantener el proyecto en camino»

11. Establece los parámetros, condiciones y términos antes de delegar.

No impongas controles después de que has delegado algo. Manifiéstalos inmediatamente.

12. No les permitas que te deleguen de regreso el trabajo.

Si alguien te trae un problema puedes escuchar sin asumir responsabilidad para resolver el problema. La persona puede detenerte en el pasillo para preguntarte qué es lo que piensas. Voltéale la pregunta con un ¿qué piensas tú? O si la persona te pide que si es posible postergar la fecha límite una semana más. Nuevamente regrésala diciendo ¿Es posible? ¿Nos ayudará eso a alcanzar nuestra meta? O puedes hacer preguntas como: ¿Qué recomendaciones tienes para manejar la situación? ¿Cuáles son las alternativas? ¿Cuál acción debemos tomar? En otras palabras, no lo rescates. En tu dialogo, mantén el enfoque en esta persona y no permitas que te regresen la responsabilidad.

13. Provee respaldo y apoyo cuando sea necesario.

Hay una diferencia entre apoyar y rescatar. Si algo no va bien, apóyalo discretamente como hacer una llamada telefónica a alguien involucrado que no está cooperando. Déjales saber que no tienen que luchar sus batallas sólos.

14. Dale todo el crédito y reconocimiento a la persona que complete el trabajo.

No te quedes tú con el crédito. Y si el responsable no logró el cometido asume tú la responsabilidad. Si la persona no ha desarrollado completamente sus habilidades como para completar el trabajo, tú como ejecutivo a cargo puedes asumir la responsabilidad de ello. Aprende de la experiencia para que puedas delegar más eficazmente la próxima vez.

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